Luật Doanh nghiệp nên chăng cho phép doanh nghiệp có hơn một người đại diện theo pháp luật, miễn là các thành viên hoặc cổ đông của doanh nghiệp đồng ý như vậy và đăng ký cho cơ quan cấp phép.
Trong quá trình làm việc với công ty nước ngoài, rất nhiều luật sư gặp tình huống vui khi nhận được những hồ sơ được ký bởi luật sư của công ty mà đáng lẽ cần phải được ký bởi người đại diện theo pháp luật. Lý do được giải thích rất đơn giản là luật sư là người đại diện cho công ty về những vấn đề pháp lý, chứ trong công ty của họ, không có chức danh người đại diện theo pháp luật.
Tình huống trên khiến chúng ta có dịp xem lại một cách nghiêm túc vị trí pháp lý của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trong pháp luật Việt Nam.
Luật Việt Nam quy định thế nào?
Người đại diện theo pháp luật trước tiên được quy định trong Bộ luật Dân sự, theo đó đây là người đứng đầu pháp nhân (là các doanh nghiệp, trừ doanh nghiệp tư nhân không được coi là pháp nhân) và được ghi trong điều lệ hoặc quyết định thành lập(1). Và với tư cách người đại diện theo pháp luật, họ có quyền nhân danh doanh nghiệp xác lập, thực hiện giao dịch dân sự vì lợi ích của doanh nghiệp(2).
Luật Doanh nghiệp không có quy định nào cụ thể hơn về người đại diện theo pháp luật mà chỉ xác định ai là người đại diện trong doanh nghiệp đối với từng loại hình doanh nghiệp (chủ tịch hội đồng thành viên và giám đốc đối với công ty TNHH, chủ tịch hội đồng quản trị và giám đốc đối với công ty cổ phần…). Có thể nói, Luật Doanh nghiệp còn nợ doanh nghiệp một quy định rõ ràng về người đại diện theo pháp luật.
Trong thực tế, có quy ước chung là người đại diện theo pháp luật có quyền đại diện đương nhiên cho doanh nghiệp về cả đối nội lẫn đối ngoại. Người đại diện theo pháp luật được quyền ký kết hợp đồng, thỏa thuận mà không cần ủy quyền hoặc chấp thuận nào – nói cách khác, quyền đại diện cho doanh nghiệp của người đại diện theo pháp luật là vô hạn. Trong nội bộ, người đại diện theo pháp luật quyết định các vấn đề quan trọng như việc tổ chức và điều hành hoạt động kinh doanh, tổ chức nhân sự, quản lý, sử dụng tài khoản, con dấu của doanh nghiệp.
Việc dồn toàn bộ quyền đại diện cho doanh nghiệp vào tay người đại diện theo pháp luật dẫn đến kết quả gì?
Rủi ro với bên ngoài
Thói quen cho rằng quyền đại diện cho doanh nghiệp của người đại diện theo pháp luật là không hạn chế khiến doanh nghiệp Việt Nam ít quan tâm đến việc xác định thẩm quyền của người ký hợp đồng phía đối tác. Thói quen này rất nhiều khi là một sai lầm và tăng rủi ro cho các bên khi giao kết hợp đồng.
Quyền của người đại diện theo pháp luật được quy định trong điều lệ của doanh nghiệp hoặc trong quyết định bổ nhiệm hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp. Trong rất nhiều trường hợp, người đại diện theo pháp luật chỉ là một người làm thuê và quyền của họ còn bị giới hạn trong hợp đồng lao động ký với doanh nghiệp. Như vậy, quyền đại diện cho doanh nghiệp của người đại diện theo pháp luật không phải là vô hạn.
Trong trường hợp người đại diện theo pháp luật ký kết hợp đồng vượt quá thẩm quyền, hợp đồng đó vẫn có thể bị tòa án tuyên vô hiệu. Tòa án khi đó xem như không tồn tại hợp đồng giữa hai bên và mỗi bên về nguyên tắc phải hoàn trả cho nhau những gì đã nhận được. Nói cách khác, mục đích mà các bên hướng tới khi ký hợp đồng sẽ không đạt được.
Ở góc độ khác, việc dồn toàn bộ quyền đại diện cho doanh nghiệp vào tay người đại diện theo pháp luật còn tạo khả năng cho người này trốn tránh trách nhiệm với đối tác từ các hợp đồng đã ký. Khi nhận thấy một hợp đồng do cấp dưới ký kết bất lợi, người đại diện theo pháp luật chỉ cần khẳng định rằng mình không hề biết việc ký kết hợp đồng đó là hợp đồng có thể bị tuyên vô hiệu. Doanh nghiệp mà họ đại diện nhờ vậy sẽ trốn tránh trách nhiệm phát sinh hoặc ít nhất người đại diện theo pháp luật sẽ phủi sạch trách nhiệm cá nhân của mình. Thiệt hại bây giờ sẽ chuyển sang phía đối tác.
Đến ôm đồm bên trong
Về mặt hoạt động, người đại diện theo pháp luật sẽ phải chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đề phát sinh như kinh doanh, thương mại, tài chính, kế toán thậm chí là các vấn đề kỹ thuật. Các nhân viên quản lý khác trong doanh nghiệp, về mặt pháp lý, chỉ là người thực hiện nhiệm vụ theo sự ủy quyền của người đại diện theo pháp luật, họ không trực tiếp chịu trách nhiệm về việc làm của mình vì người đại diện theo pháp luật mới là người chịu trách nhiệm cuối cùng về công việc ấy. Vì vậy mà họ thường không chủ động và không có động lực làm việc.
Trong khi đó, người đại diện theo pháp luật, với tư cách là người chịu trách nhiệm cuối cùng, rơi vào thế tiến thoái lưỡng nan: “buông” các công việc này cho nhân viên cũng không được, còn nếu ôm đồm công việc thì không đủ thời gian. Và nếu người đại diện theo pháp luật vắng mặt vì một lý do nào đó, công việc kinh doanh của doanh nghiệp ngay lập tức sẽ bị đình đốn vì không có người điều hành.
Tìm một mô hình khác
Từ phân tích nêu trên, có thể thấy sự bất cập và bất hợp lý trong cơ chế doanh nghiệp chỉ có một người đại diện theo pháp luật khi mà cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp không giống nhau.
Theo cách tiếp cận khác, luật công ty tại rất nhiều nước không có chức danh người đại diện theo pháp luật. Quyền hạn và trách nhiệm của người đại diện theo pháp luật (như theo luật Việt Nam) được trao cho một ban giám đốc hoặc ban quản trị, trong đó từng giám đốc có quyền đại diện cho công ty về những vấn đề trong phạm vi quyền hạn của họ. Với cơ cấu này, các giám đốc sẽ tự chịu trách nhiệm về quyết định của mình theo luật và điều lệ công ty, trừ những quyết định phải có ý kiến tập thể của ban giám đốc hoặc ban quản trị.
Từ cách tiếp cận này, luật Việt Nam có thể áp dụng quy định về người đại diện theo pháp luật bằng cơ cấu ban giám đốc hoặc ban quản trị, và cho phép có hai thành viên trở lên trong ban được làm đại diện hợp pháp của doanh nghiệp để giải quyết các vấn đề liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp, theo quy định hướng dẫn của Luật Doanh nghiệp và được ghi tại điều lệ của doanh nghiệp. Qua đó nội bộ doanh nghiệp có thể phân bổ chức năng và quyền hạn của từng thành viên trong ban giám đốc hoặc ban quản trị chịu trách nhiệm trước pháp luật cho từng vấn đề cụ thể.
Cơ chế này là hợp lý khi không dồn hết trách nhiệm pháp lý cho một người, nhất là khi họ không phải là người làm trực tiếp và/hoặc không có mặt tại thời điểm cần phải đại diện cho doanh nghiệp đối với các vấn đề được quy định theo luật. Cơ chế này nâng cao trách nhiệm của từng cá nhân giám đốc đồng thời vẫn tận dụng được trí tuệ của cả ban giám đốc hoặc ban quản trị của doanh nghiệp. Và một điều chắc chắn là doanh nghiệp không bị ảnh hưởng quá nhiều khi một giám đốc vắng mặt như tình trạng thường thấy trong doanh nghiệp Việt Nam.
